ESA-GV
Gestion des invitations Assemblée générale
<p>La mission Avec 7000 copropriétaires, l'ESA de Berthoud est la plus grande organisation d'achat de la branche suisse de l'automobile et des véhicules à moteur. Tous les copropriétaires sont invités à l'assemblée générale annuelle. Cela représente d'une part un énorme défi en termes d'organisation, et d'autre part une charge administrative considérable pour l'ensemble de la procédure d'inscription. L'idée L'accent a été mis sur la simplification de la procédure d'inscription pour les copropriétaires et sur la réduction de la charge administrative pour l'ESA. La pièce maîtresse devait être une base de données centrale contenant les informations sur les cotitulaires, qui devait être utilisée pour l'envoi des invitations et la création du site web personnel (PURL). La solution Un processus d'inscription complet avec des informations personnelles préalables (impression) avec PURL direct vers le formulaire web pré-rempli pour les invités ainsi qu'un backend complet avec évaluation en direct pour l'ESA. Avec les données enrichies de l'invitation, il a ensuite été possible de produire et d'envoyer directement tous les documents de confirmation et les cartes de vote. Le contrôle d'entrée En scannant le code imprimé sur les cartes de vote à l'entrée de l'assemblée générale, il a été possible d'effectuer un contrôle d'entrée avec une statistique de présence en direct, ce qui est extrêmement important pour un comptage rapide des droits de vote présents. Succès Environ 30% des inscriptions et des désinscriptions ont été reçues par voie électronique via PURL. Le reste a été saisi directement par l'administration dans la base de données centrale, ce qui a permis d'assurer une gestion uniforme des données. L'optimisation des processus administratifs et de l'impression et de l'emballage des invitations a permis d'économiser environ 40 heures de travail.</p>
