ESA-GV
Einladungsmanagement Generalversammlung
Der Aufrag
Die ESA in Burgdorf ist mit 7000 Mitinhabern die grösste Einkaufsorganisation des Schweizerischen Auto- und Motorfahrzeuggewerbes. Sämtliche Mitinhaber werden jeweils zur jährlichen Generalversammlung eingeladen. Dies ist einerseits organisatorisch eine riesige Herausforderung, andererseits ist auch der administrative Aufwand für das gesamte Anmeldeverfahren riesig.
Die Idee
Der Fokus wurde sehr stark darauf gelegt, einerseits den Mitinhabern ein möglichst einfaches Anmeldeverfahren zu ermöglichen und anderseits den administrativen Aufwand für die ESA so gering wie möglich zu halten. Das Herzstück sollte eine zentrale Datenbank mit den Informationen zu den Mitinhabern werden, welche zum Versenden der Einladungen und Erstellen der persönlichen Website (PURL) genutzt werden sollten.
Die Lösung
Ein kompletter Anmeldeprozess mit persönlichen Vorinformationen (Print) mit direkter PURL zum bereits vorausgefüllten Webformular für die Gäste sowie ein umfangreiches Backend mit Live-Auswertung für die ESA. Mit den angereicherten Daten der Einladung konnten anschliessend sämtliche Bestätigungsunterlagen und Stimmausweise direkt produziert und verschickt werden.
Die Eingangskontrolle
Durch das Einscannen des auf den Stimmausweisen aufgedruckten Codes beim Eingang zur Generalversammlung konnte eine Eintrittskontrolle mit einer Live-Anwesenheitsstatistik durchgeführt werden, was für eine schnelle Zählung der anwesenden Stimmrechte äusserst wichtig ist.
Erfolg
Rund 30% der An- und Abmeldungen gingen elektronisch via PURL ein. Den Rest hat die Administration direkt in der zentralen Datenbank eingegeben und so für eine einheitliche Datenführung gesorgt.
Durch die Optimierung bei den administrativen Prozessen und beim Drucken und Verpacken der Einladungen konnten ca. 40 Arbeitsstunden eingespart werden.
