Erfolgsgeschichten

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Einladungs- und Gästemanagement

Ein einzigartiger und hochstehender Event mit der dazu passenden Kommunikation.

Der Goldene Koch ist der grösste und bekannteste Live-Koch-Wettbewerb der Schweiz. Der Anlass wird von der KADI AG organisiert und durch diverse Partner und Sponsoren unterstützt.
Sechs Köche schaffen es ins Finale, welcher im Kursaal in Bern stattfindet. Rund 1200 Entscheidungsträger aus der Gastronomie und Hotellerie erleben dort ein spannendes Finale.

Passend zur Wichtigkeit des Anlasses soll auch das gesamte Einladungs- und Gästemanagement erstklassig sein. Die Gäste sollen entsprechend auch mit erstklassiger Kommunikation bedient werden. Dies haben wir von der Vögeli AG mit dem campaigner-Tool und exklusiven Druckprodukten umgesetzt.

Einladung

Sobald die Finalisten bekannt waren, wurden die Gäste mittels Save-the-Date-Karte eingeladen. Auf der mit Goldfolie personalisierten Karte wurde ein QR-Code mit einem Link platziert. Dadurch gelangten die Gäste auf ihre persönliche Seite.

Anmeldung

Auf ihrer Anmeldeseite wurden die Gäste persönlich angesprochen und zum Finale eingeladen. Im Hintergrund war zudem das Best-of-Video von 2017 zu sehen. 
Da sämtliche Daten zum jeweiligen Gast bereits vorausgefüllt waren, konnten die Gäste lediglich ihre Angaben überprüfen und sich mit einem Klick für den Event anmelden.

Damit der Termin nicht vergessen geht, erhielten sie im Bestätigungsmail einen Kalendereintrag zugeschickt.

Ticket

Als Bestätigung für die Teilnahme wurde nach der Anmeldung ein persönliches Ticket generiert. Die Gäste wurden gebeten, es auszudrucken und zum Finale mitzubringen. Das Ticket dient nämlich ebenfalls als Namensschild.

Nachfassen

Als die gedruckten Einladungen drei Monate vor dem Event verschickt wurden, waren noch nicht alle einzuladenden Gäste bekannt. KADI konnte aus unserem campaigner-Tool regelmässig mittels nach CI/CD gestalteter und personalisierter E-Mails weitere Einladungen versenden.

Zudem wurde vor dem Event eine Erinnerung mit allen wichtigen Informationen zum Event an alle angemeldeten Gäste versandt.

Gästeliste

In der Woche vor dem Event wurden nochmals sämtliche Gäste mittels einer persönlichen E-Mail angesprochen. Dabei wurde auf ihre persönliche Anmeldeseite verwiesen, auf welcher nun die Gästeliste aufgeschaltet war. Jeder Gast konnte nun auf seiner persönlichen Website die Gästeliste durchgehen, nach Namen suchen und über diese Seite Kontaktanfragen versenden und ein Treffen vereinbaren.

Der Event

Eintrittskontrolle

Die Eintrittskontrolle war ebenfalls im campaigner-Tool integriert. So war es möglich, dass die Mitarbeiter der KADI AG mit ihren Smartphones die Tickets beim Eingang einscannen konnten. Somit wurde live ein Abgleich zwischen angemeldeten und erschienenen Personen gemacht. Eine Live-Statistik zeigte bei jedem Scan den Stand der anwesenden Gäste.

SMS-Funktion

Einige Gäste sollten direkt beim Eingang durch die entsprechenden Personen von KADI in Empfang genommen werden können. Sobald das Ticket eines dieser Gäste beim Eingang eingescannt wurde, erhielt die zuständige Person von KADI ein SMS mit der Meldung, dass die entsprechende Person eingetroffen ist.

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Responserate

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Anmeldungen

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Anwesende Gäste

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Kontakte unter den Gästen

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